Organize seus e-mails em pastas e aumente a sua produtividade

As vezes o dia a dia é corrido e algum e-mail importante que você estava esperando pode acabar se perdendo no meio de tantos outros e-mails e até mesmo cair na caixa de spam. Para quem recebe muitos e-mails é importante manter tudo organizado para não acabar perdendo alguma mensagem importante, ou perder tempo procurando e-mails mais antigos.

Esta dica de organização serve para a maioria dos provedores de e-mails, porém, para quem utiliza o Gmail, é interessante também você organizar primeiramente sua caixa de entrada através das novas guiadas criadas pelo Google em 2013. Se você já tem s guias ativadas pule para o procedimento "Criando marcadores".

Ativando as guias do Gmail

O Gmail tem uma organização padrão para o recebimento de e-mails através das guias Social, Promoções, Atualizações e Fóruns, além da guia Principal onde ficam os e-mails não definidos. Se você ainda não tem as guias ativadas, e está neste post para organizar o modo como recebe seus e-mails, seria interessante ativá-las. Você poderá fazer isso indo no botão da roda dentada no canto superior direito > Configurar caixa de entrada > marque todas as guias disponíveis > clique em Salvar. Confira os passos na Imagem 1.

Imagem 1. Ativando as guias no Gmail.

Criando marcadores

Gmail

No Gmail você pode organizar seus e-mails de um mesmo tipo através de Marcadores, que também podem ser visto como guias ou pastas. Para criar um novo marcador e adicioná-lo a todos os e-mails de um mesmo tipo você não precisa fazer isso com todos os e-mails. Para criar um novo marcador vá na parte esquerda do G-mail > Categorias > Criar novo marcador, ou você também pode criar um marcador durante o procedimento da marcação. Para marcar uma mensagem vá em sua Caixa de Entrada / Spam / Lixeira / Recebidos > selecione o e-mail que deseja marcar > clique em Mais > Filtrar mensagens assim ou Criar filtro, como visto na Imagem 2.

Imagem 2. Filtrando mensagens do mesmo tipo (Passo 1).

Em seguida escolha o tipo de filtragem: por e-mail (De), por Assunto, entre outros e clique em Criar filtro com esta pesquisa. No caso do nosso exemplo vamos filtrar todos os e-mails recebidos do YouTube (Imagem 3).

Imagem 3. Escolhendo o tipo de filtragem (Passo 2).

E na próxima tela que é o último passo escolha a opção Aplicar o marcador > escolha um dos marcadores. Se ele ainda não existir, basta clicar em Novo marcador.... Entre as opções da filtragem estão: Arquivar, Marcar com estrela, Encaminhar, Nunca enviar para Spam, Sempre marcar como importante, e até mesmo fazer com que esses emails caiam em uma das guias do Gmail (Categorizar como:) vistas no início do post. Não se esqueça de marcar a opção "Também aplicar filtro a conversas correspondentes" para mover as mensagens que já foram recebidas. Quando estiver pronto clique em Criar filtro, como visto na Imagem 4.

Imagem 4. Opções de filtragens bem interessantes (Último passo)

Fazendo dessa forma todos os emails que chegarem futuramente desta "pessoa" (YouTube) terá um marcador associado e já estará organizado. Você também pode criar mais de um marcador para o mesmo e-mail.

Dica: Evite que e-mails importantes caiam na caixa de spam fazendo o mesmo procedimento.

Hotmail/Outlook

O procedimento no Hotmail/Outlook é semelhante. No canto inferior esquerdo clique em Nova pasta > digite um nome e aperte Enter ou crie uma pasta no processo de filtragem. Depois selecione um e-mail > clique em Mover para > Mover todos os emails de... > marque a opção Mover de Caixa de Entrada e mover todos os emails futuros > selecione uma pasta existente ou crie um nova > depois clique em Mover todos. Aguarde até que todos os e-mails sejam movidos.

Imagem 5. Movendo todos os e-mails deste remetente para um pasta no Outlook.

Yahoo!

No canto esquerdo da caixa de e-mails procure pelo nome "> Pastas", depois clique no ícone Nova pasta. Em seguida vá pra sua caixa de entrada > marque um dos e-mail que serão redirecionados para a pasta recém criada > clique em Mover > escolha a pasta selecionada. Esta opção não irá mover os futuros e-mails. Para isso será preciso criar um filtro. Ao invés de clicar em Mover clique em Mais > Filtrar emails como este.....

Imagem 6. Movendo todos os e-mail do Facebook para a pasta Redes Sociais.

Onde Nome é o nome do filtro que já vem preenchido. Escolha o assunto do e-mail a ser filtrado e em "Mova a mensagem para:" selecione a pasta e clique em salvar (Imagem 6).